卡特里娜颶風。 颶風麗塔。 颶風威爾瑪。 就在幾個月前,這些風暴改變了數百萬人的生活。 即使您沒有在受這些風暴影響的地區工作,也許您將產品運送到海灣地區的公司或從海灣地區的公司接收產品。 認為您沒有受到這些自然災害的影響?
現在,將這個想法乘以一千次,你就會知道為什麼如果你在家鄉面臨類似的危機,為什麼有必要準備好災難計劃。
當危機或災難通常意外發生時,您如何計劃? 預測你沒有經歷過的事情有多容易? 這是業主和管理人員在面臨危機規劃時可能會感到癱瘓的兩個原因。 有些人甚至試圖想像要做什麼或寫在紙上,這可能會讓一些人感到陌生,因此更容易推遲一天。
應急計劃
但是讓我們以不同的方式來看待它,可能是更小的部分,這樣你就可以抓住各種可能性。 首先要做的事情之一是將這項工作分配給一個人——可能是你或其他人——並組建一個小團隊來支持這項工作。 一位領導者將使這一過程變得更加高效和有效。
那麼,你可以做的第一件事是為危機做準備? 做一個列表。 一個簡單的“假設”列表是一個很好的起點。 想想墨菲定律:“如果有什麼事情會出錯,它就會出錯。” 不管聽起來多麼奇怪,寫下所有可能適用於您的業務的事情——從地震、洪水或颶風等環境災難到產品召回。 此列表應涵蓋可能導致您的正常業務週期中斷的任何內容。
您認為佛羅里達州南部的處理器是否計劃在 2005 年應對多次颶風? 當我現在和那裡的一些人交談時,他們甚至無法直截了當地說出颶風的名稱或哪些颶風造成了何種破壞階段。 我敢打賭,佛羅里達州南部的大多數公司現在都制定了颶風災害計劃,其中包括替代電源、產品轉移計劃和溝通清單(針對客戶和公司人員)等。
業務復甦計劃
一旦你有了“假設”的清單,環顧四周,分析你的企業的關鍵服務和功能——那些讓大門敞開的服務和功能。 想到的一些項目是員工、現金流、操作設備、電話和計算機以及為客戶服務。 這些是災難後儘快啟動和運行的關鍵功能。
接下來,使用這個新列表,將項目分為三到四個主要類別,其中包含所有相似的內容,例如“財務”、“通信”、“運營”和“人員”。 現在,您可以開始查看您的計劃的外觀——最好是在沒有任何警告的危機爆發之前。 您可以指定一個人來負責每個主要類別,並要求“團隊”花一些時間研究並編寫一個在危機期間處理他們的類別的計劃。
該計劃的第一階段處理緊急災難。 這是一份用戶指南,介紹如何在直接災難期間保護組織。 為了使計劃有用,必須在中斷發生之前創建它。 計劃的下一階段,“恢復”,旨在保持資金流入、服務和客戶在災難結束後保持業務向前發展。 必須計劃“業務連續性”的最後階段,以完整地回到公司在災難發生前的表現。
組織計劃
需要更深入規劃的幾個領域包括員工、保險和財務記錄等信息的存儲; 計算機硬件、軟件和數據; 以及建築工地地圖和公用設施規範。 整理這些重要數據,以便有多個副本,並將一組存儲在備用位置,以防主辦公室被破壞。
更廣泛的規劃階段包括風險分析和業務影響分析。 這些計劃是專門的,可以讓您的公司做好準備,以避免嚴重的財務損失。 有許多網站提供強大的計劃工具,可在此計劃過程的所有階段提供幫助,但以下是不錯的起點:
• 美國紅十字會在 www.redcross.org 上為企業提供了很好的信息。
• 商業和家庭安全研究所在其網站 www.ibhs.org/business_protection 上提供規劃工具。
• 疾病控制和預防中心在 www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/ 上有一份重要網站的綜合列表。
• 聯邦政府在www.ready.gov 上有一個備災網站。
將計劃任務分成小塊並組織一個團隊來製定計劃將使這個過程更加舒適。 美國紅十字會報告說,在洪水、龍捲風或地震等災難後,多達 40% 的小企業沒有重新營業。 不要因為您沒有時間制定計劃而讓您的業務受到影響。
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